Dù bạn là ai hay làm công việc gì, khả năng cao bạn vẫn phải đối mặt với các tệp tin PDF theo thời gian. Định dạng tài liệu này đã có “thời hoàng kim” của riêng nó, nhưng lại gây ra vô số vấn đề trên các màn hình hiện đại, thế nhưng nó vẫn không hề có dấu hiệu sẽ biến mất. Nhu cầu loại bỏ các tệp PDF dường như ngày càng rõ ràng, nhưng chính xác thì chúng ta sẽ thay thế chúng bằng định dạng nào? Bài viết này sẽ phân tích sâu về lý do PDF vẫn còn đó, những điểm yếu cố hữu của nó và những gì chúng ta thực sự cần ở một định dạng tài liệu số trong kỷ nguyên hiện đại.
Định Dạng “Zombie” Của Kỷ Nguyên Số: PDF
Có một kiểu “nỗi khổ” kỹ thuật số đặc biệt đến từ việc mở một tệp PDF dài 57 trang trên điện thoại của bạn. Bạn phải liên tục phóng to, thu nhỏ, cố gắng đọc những dòng văn bản 8 điểm chữ mà trông cứ như thể vừa được nhả ra từ máy fax. Đó là một trải nghiệm quen thuộc, bởi vì định dạng PDF đơn giản là không chịu “chết”!
Biểu tượng Adobe PDF cùng các logo trình chỉnh sửa PDF khác, minh họa sự đa dạng nhưng phổ biến của định dạng này.
PDF được tạo ra với mục đích cung cấp một tài liệu có thiết kế cố định, không thể thay đổi, phù hợp để in ấn. Nó chưa bao giờ được thiết kế để trở thành cách chúng ta tiêu thụ tài liệu trên màn hình. Đây chính là lý do tại sao việc mở và xem một tệp PDF trên điện thoại thông minh lại khó khăn đến vậy. Nó giống như việc bạn phải đọc một cuốn sách khổ lớn trong tình trạng mắt kém, phải dùng kính lúp để soi từng centimet vuông của trang giấy.
Thế nhưng, ngân hàng vẫn gửi sao kê dưới dạng PDF, các cơ quan chính phủ vẫn gửi cho bạn các tài liệu PDF. Nếu bạn mua một cuốn sách điện tử (eBook) có nhiều hơn chỉ văn bản, hoặc một bản sao tạp chí kỹ thuật số, rất có thể nó sẽ là PDF. Đây là một định dạng dường như không còn phù hợp với cách tất cả chúng ta đọc tài liệu hiện nay, và do đó, nó trở thành một nguồn gây khó chịu không ngừng.
Những Lý Do Khiến PDF Vẫn “Bất Tử”
Nhân viên trẻ đang sử dụng máy in hiện đại trong văn phòng, biểu tượng cho việc PDF vẫn phổ biến do nhu cầu in ấn và hệ thống cũ.
Trong khi thế giới máy tính phát triển nhanh chóng, một số thứ lại ngạc nhiên thay rất khó để loại bỏ. Vẫn còn một số công ty và cơ quan chính phủ sử dụng đĩa mềm, chẳng hạn, bởi vì các hệ thống họ đang dùng có tuổi thọ cực kỳ dài, hoặc việc thay thế chúng sẽ quá tốn kém hoặc gây gián đoạn.
Tương tự như vậy, PDF có những sự “cố thủ” và một vài lợi thế khiến cho việc thay thế chúng trở nên khó khăn:
- Bố cục cố định: PDF có bố cục được khóa, đây là cách hiệu quả nhất để đảm bảo rằng một tài liệu trông chính xác như ý muốn của người tạo. Điều này đặc biệt quan trọng với các tài liệu yêu cầu tính chính xác cao về mặt hình thức như hợp đồng, biểu mẫu, hay các ấn phẩm chuyên nghiệp.
- Định dạng ngoại tuyến hoàn toàn: PDF dễ dàng lưu trữ và lưu trữ ngoại tuyến. Bạn có thể tải xuống, gửi đi và truy cập chúng mà không cần kết nối internet.
- Tiêu chuẩn thực tế cho lưu trữ tài liệu: PDF về cơ bản là tiêu chuẩn mặc định cho việc lưu trữ tài liệu, đặc biệt là các hồ sơ pháp lý, các công văn chính thức, hay các tài liệu mang tính chất lâu dài.
- Khả năng đọc phổ quát: Khả năng đọc PDF gần như phổ biến, và được nhúng trong rất nhiều thiết bị, hệ điều hành và trình duyệt. Bạn có thể chắc chắn rằng người nhận sẽ mở được file PDF mà không cần cài đặt phần mềm đặc biệt.
Nghe có vẻ PDF khá tuyệt vời, vậy thì tôi đang phàn nàn về điều gì? Rất vui vì bạn đã hỏi, bởi vì bây giờ chúng ta có thể đi sâu vào những “điểm đau” của định dạng PDF.
Điểm “Đau” Của Định Dạng PDF
Người dùng đang cầm điện thoại di động hiển thị biểu tượng file PDF trên màn hình, tượng trưng cho những khó khăn khi xem PDF trên thiết bị cầm tay.
Như đã đề cập, PDF được thiết kế cho việc in ấn, không phải để xem trên màn hình. Có vô số loại màn hình mà mọi người sử dụng hàng ngày, tất cả đều có kích thước, độ phân giải và tỷ lệ khung hình khác nhau. Vì PDF không thể tự thích ứng với màn hình mà nó đang được xem, không giống như trang web bạn đang đọc ngay bây giờ chẳng hạn, điều đó có nghĩa là bạn có thể sẽ phải liên tục cuộn và thay đổi kích thước để đọc tài liệu.
Khi còn làm việc trong giới học thuật, tôi phải xử lý hàng núi tài liệu PDF. Chẳng hạn, tất cả các bài báo khoa học mà tôi dùng để viết báo cáo nghiên cứu đều ở định dạng PDF. Cách duy nhất để làm việc này hiệu quả là sử dụng màn hình Dell 27 inch thứ hai của tôi ở chế độ dọc. Điều này cho phép tôi hiển thị toàn bộ một trang PDF với kích thước đọc thoải mái mà không cần cuộn. Nếu nhỏ hơn thế, tôi thà tự dùng giấy nhám chà mắt còn hơn.
Vấn đề lớn khác là PDF rất tệ để làm việc nếu bạn muốn chỉnh sửa hoặc chú thích, và đặc biệt là nếu bạn muốn cộng tác với những người khác. Đây là một định dạng ổn cho một tài liệu đã hoàn thiện, nhưng không có gì khiến tôi sợ hãi hơn việc được giao một tệp PDF kèm theo yêu cầu chỉnh sửa nó.
Điều tồi tệ nhất là các tệp PDF không thực sự là tài liệu văn bản kỹ thuật số. Thay vào đó, nó chỉ là một tài liệu giấy đã được quét (scan) và đóng gói thành tệp PDF. Vì vậy, văn bản không thể chọn được trừ khi thông qua công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR), mà thường xuyên mắc lỗi. Điều này có lẽ không hoàn toàn là lỗi của PDF, vì bạn có thể làm điều này với bất kỳ định dạng tài liệu nào, nhưng có điều gì đó ở PDF dường như thúc đẩy giải pháp “lười biếng” này.
Thêm vào đó là tiềm năng PDF chứa mã độc (mặc dù điều này không còn phổ biến) hoặc kích thước tệp PDF có thể cực kỳ lớn nếu người tạo không cẩn thận, và tôi sẵn sàng nói lời tạm biệt với nó.
Một “Tài Liệu Di Động” Hiện Đại Cần Gì?
Thiết bị đọc sách điện tử Amazon Kindle thế hệ 11 đang mở một bìa sách, minh họa cho định dạng tài liệu di động hiện đại cần thích ứng với nhiều thiết bị.
Mục đích đằng sau Định dạng Tài liệu Di động (Portable Document Format) không tồi, nhưng khi nó được tạo ra vào đầu những năm 90, không ai có thể dự đoán được thế giới thiết bị máy tính ba thập kỷ sau. Khi đó, PDF sẽ được nhìn thấy trên màn hình máy tính lớn (thường là màn hình máy tính để bàn chuyên dụng cho xuất bản) hoặc trên trang in. Những gì chúng ta cần từ một “tài liệu di động” ngày nay và những gì PDF cung cấp đang mâu thuẫn.
Vậy đây là những gì cá nhân tôi mong muốn từ một định dạng thay thế:
- Khả năng thích ứng (Responsive): Nó phải hoạt động tốt trên mọi kích thước màn hình, từ điện thoại thông minh, máy tính bảng cho đến màn hình máy tính để bàn. Bố cục và văn bản phải tự động điều chỉnh để tối ưu hóa trải nghiệm đọc.
- Khả năng tiếp cận (Accessibility): Hỗ trợ tích hợp cho các trình đọc màn hình, cấu trúc ngữ nghĩa và bố cục hợp lý để người dùng khuyết tật cũng có thể dễ dàng tiếp cận thông tin.
- Khả năng tìm kiếm (Searchability): Văn bản phải là văn bản thật, có thể được lập chỉ mục (indexable) bởi các công cụ tìm kiếm và dễ dàng sao chép (copyable) để sử dụng ở nơi khác.
- Khả năng cộng tác (Collaboration): Hỗ trợ chỉnh sửa, bình luận và đề xuất thay đổi theo thời gian thực, cho phép nhiều người cùng làm việc trên một tài liệu một cách hiệu quả.
- Hỗ trợ lưu trữ (Archival Support): Ổn định theo thời gian, được chuẩn hóa và dễ đọc bằng con người nếu cần thiết, đảm bảo tính bền vững của thông tin.
- Mở và tương thích (Open and Interoperable): Không bị khóa bởi nhà cung cấp hoặc phụ thuộc vào các công nghệ độc quyền, thúc đẩy sự đổi mới và tự do lựa chọn công cụ.
Tôi biết đây là một yêu cầu lớn, và nếu nó dễ dàng như vậy thì chắc chắn ai đó đã làm rồi, nhưng PDF sẽ còn tồn tại được bao lâu nữa? Liệu người ngoài hành tinh có tìm thấy các tệp PDF trên các phương tiện còn sót lại sau khi nền văn minh nhân loại sụp đổ không? Tôi hy vọng là không.
Các “Ứng Cử Viên” Thay Thế PDF Tiềm Năng
Sự thật là, hiện tại, không có một “sát thủ” PDF duy nhất nào. Trong một thời gian, các tệp EPUB được cho là câu trả lời. Những định dạng này sẽ tự động điều chỉnh bố cục một cuốn sách hoặc tạp chí để phù hợp nhất với màn hình. Trên thực tế, nó không hoàn toàn như vậy, và EPUB hoạt động tốt nhất với các tài liệu chủ yếu là văn bản như tiểu thuyết.
Sử dụng các công nghệ như HTML và CSS, có thể tạo ra các tài liệu động và hiển thị đẹp trên mọi màn hình. Vấn đề là, hiện tại, điều đó không cung cấp cho bạn một tài liệu “ổn định khi in”, và điều đó quan trọng đối với mục đích sử dụng chính thức. Nó có thể ổn với công chúng nói chung, những người sẽ không bao giờ in tài liệu, nhưng điều đó là chưa đủ để “soán ngôi” PDF.
Markdown là một định dạng nhẹ tập trung vào cấu trúc hơn là kiểu dáng. Khi được ghép nối với các trình xem tốt (như Obsidian hoặc các trình kết xuất web), nó trở thành một công cụ tài liệu mạnh mẽ. Nó dễ viết, thân thiện với kiểm soát phiên bản (version control), và dễ đọc bằng con người. Tuy nhiên, nó chỉ cung cấp khả năng kiểm soát bố cục và thiết kế cơ bản, vì vậy một lần nữa, PDF sẽ kéo nó xuống và đánh bại nó bằng hàng xấp giấy in.
Đối với các tài liệu thực sự là dữ liệu “dưới vỏ bọc” — như hóa đơn, hợp đồng hoặc báo cáo — một định dạng có cấu trúc tách biệt dữ liệu khỏi cách trình bày như JSON có thể là lý tưởng. Nó có khả năng đọc bằng máy cao, linh hoạt và có thể tùy chỉnh, nhưng sau đó khả năng đọc bằng con người lại giảm sút đáng kể.
Cuối cùng, cách duy nhất để buông bỏ PDF là chấp nhận rằng bạn không thể có một định dạng duy nhất làm được mọi thứ một cách hoàn hảo. Chúng ta có thể phải từ bỏ nỗi ám ảnh về việc kiểm soát bố cục tuyệt đối, nhưng chủ yếu là các tổ chức lớn, những người không chịu từ bỏ PDF, phải giúp mọi người bằng cách đưa định dạng tài liệu lỗi thời này vào “máy hủy tài liệu” kỹ thuật số.
Hãy chia sẻ suy nghĩ và kinh nghiệm của bạn với PDF hoặc định dạng tài liệu lý tưởng mà bạn mong muốn trong kỷ nguyên số hiện nay!
