Laptop công ty là công cụ làm việc chuyên nghiệp, không phải nơi để lưu trữ dữ liệu cá nhân. Việc cất giữ các thông tin nhạy cảm và cài đặt ứng dụng không được phép trên thiết bị này có thể gây nguy hiểm cho an ninh mạng, xâm phạm quyền riêng tư của bạn, và thậm chí đe dọa công việc hiện tại. Dưới đây là những thứ bạn không bao giờ nên lưu trữ trên laptop do công ty cấp.
1. Hình Ảnh và Video Riêng Tư
Ảnh và video cá nhân mang tính riêng tư cao, vì vậy bạn tuyệt đối không nên lưu chúng trên laptop công ty. Đồng nghiệp có thể vô tình nhìn thấy khoảnh khắc riêng tư của bạn nếu bạn để thiết bị không được giám sát, quản trị viên IT có thể có quyền truy cập để giám sát tập tin của bạn, hoặc bạn có thể vô tình tiết lộ chúng khi cộng tác trong một dự án nhóm.
Thay vào đó, bạn nên lưu trữ (và ẩn) ảnh trên điện thoại hoặc ổ đĩa ngoài. Nếu điều đó không khả thi và bạn cần một giải pháp thay thế an toàn, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây cá nhân như OneDrive. Để bảo vệ quyền riêng tư, bạn phải luôn mã hóa các tập tin của mình để ngay cả khi ai đó truy cập được, họ cũng không thể xem chúng.
2. Nội Dung Lậu hoặc Vi Phạm Bản Quyền
Việc có phần mềm lậu, phim ảnh, âm nhạc hoặc các nội dung có bản quyền khác trên laptop công ty có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng cho bạn và doanh nghiệp. Nếu bị phát hiện, bạn có thể phải đối mặt với các biện pháp kỷ luật hoặc thậm chí bị sa thải vì vi phạm chính sách công ty. Mặc dù hiếm khi xảy ra, nhưng công ty bạn cũng có thể đối mặt với các vấn đề pháp lý.
Nội dung lậu cũng tiềm ẩn rủi ro cao về phần mềm độc hại (malware), có thể lây nhiễm máy tính của bạn mà bạn không hay biết. Điều này có thể làm ảnh hưởng đến dữ liệu nhạy cảm của công ty và gây ra vấn đề cho quản trị viên IT. Để tránh những rủi ro này, bạn nên cẩn trọng với những gì mình tải xuống, đặc biệt nếu laptop do công ty cấp.
3. Công Việc Freelance hoặc Dự Án Cá Nhân
Người phụ nữ làm việc trên laptop và màn hình rời, minh họa việc quản lý dự án cá nhân tại nơi làm việc.
Nếu bạn bị phát hiện có dữ liệu không liên quan đến công việc, chẳng hạn như các dự án cá nhân hoặc công việc freelance, và quản trị viên IT có quyền truy cập vào chúng, họ có thể cho rằng bạn đang thực hiện các dự án này trong giờ làm việc của công ty. Lưu trữ hợp đồng, thông tin khách hàng bảo mật, hoặc thỏa thuận tài chính cũng có thể dẫn đến xung đột lợi ích, có khả năng gây nguy hiểm cho công việc của bạn.
Ngoài ra, việc trộn lẫn dữ liệu cá nhân và công việc có thể tạo ra các vấn đề quản lý và tăng nguy cơ vô tình tiết lộ tài liệu mật cho nhầm người – nhà tuyển dụng hoặc khách hàng của bạn. Để tránh những rủi ro này, bạn nên thiết lập một hồ sơ người dùng riêng biệt hoặc môi trường ảo trên laptop của mình, hoặc sử dụng một thiết bị khác cho các công việc cá nhân và công việc.
4. Hồ Sơ Y Tế Riêng Tư
Hồ sơ y tế của bạn, bao gồm các bệnh án, đơn thuốc và kết quả xét nghiệm, là những thông tin rất nhạy cảm và cần được giữ kín. Nếu một đồng nghiệp, quản trị viên IT hoặc bất kỳ ai ở nơi làm việc của bạn truy cập được, điều đó có thể gây ra nhiều vấn đề – họ có thể phân biệt đối xử với bạn, ảnh hưởng đến phí bảo hiểm, hoặc thậm chí lạm dụng thông tin.
Nếu tình trạng sức khỏe của bạn có thể ảnh hưởng đến hiệu quả công việc, chẳng hạn như các vấn đề sức khỏe tâm thần, nhưng bạn vẫn đáp ứng được kỳ vọng, việc nhà tuyển dụng biết về nó có thể đặt công việc của bạn vào rủi ro trong tương lai khi tái cơ cấu nhân sự. Để ngăn chặn những vấn đề tiềm ẩn này, bạn phải luôn lưu trữ hồ sơ y tế của mình trên một thiết bị cá nhân an toàn.
5. Ứng Dụng và Phần Mềm Không Được Phép
Cài đặt các ứng dụng hoặc phần mềm không được phép, ngay cả khi được mua hợp pháp, cũng có thể tạo ra vấn đề. Nếu công ty bạn không cho phép, việc làm đó sẽ vi phạm chính sách công ty và có thể đặt công việc của bạn vào rủi ro. Phần mềm cũng có thể thiếu bảo mật, điều này có thể đe dọa dữ liệu bí mật của công ty. Nó cũng có thể làm hệ thống của bạn không ổn định.
Vì những lý do này, bạn nên luôn sử dụng phần mềm và ứng dụng được bộ phận IT của bạn phê duyệt. Nếu bạn cần một công cụ cụ thể cho công việc của mình, hãy yêu cầu quyền trước khi cài đặt nó trên hệ thống của bạn. Nếu bạn muốn kiểm tra một ứng dụng, hãy thử nó trên máy tính cá nhân của mình trước khi yêu cầu phê duyệt cài đặt.
6. Email và Tin Nhắn Cá Nhân
Hình ảnh người phụ nữ sử dụng laptop với các biểu tượng email cá nhân nổi lên, minh họa rủi ro khi dùng email riêng trên thiết bị công ty.
Giống như các dự án cá nhân hoặc công việc freelance, việc lưu trữ email hoặc các liên lạc cá nhân trên laptop công ty có thể khiến bạn gặp rủi ro về quyền riêng tư. Điều này không chỉ có thể vi phạm chính sách công ty và đe dọa uy tín của bạn, mà việc nhận các cập nhật cá nhân hoặc không liên quan đến công việc trên laptop công ty cũng có thể gây mất tập trung và ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất của bạn.
Để tránh những vấn đề này, bạn phải sử dụng laptop công ty một cách nghiêm ngặt cho các liên lạc liên quan đến công việc. Nếu bạn cần thỉnh thoảng kiểm tra tin nhắn cá nhân trong giờ làm việc, hãy sử dụng chế độ duyệt riêng tư và không lưu thông tin đăng nhập của bạn. Ngoài ra, hãy luôn nhớ đăng xuất khỏi các tài khoản cá nhân sau khi sử dụng.
7. Phông Chữ hoặc Tài Nguyên Không Có Giấy Phép
Việc lưu trữ các phông chữ, hình ảnh hoặc các tài nguyên kỹ thuật số không có giấy phép trên laptop công ty có vẻ không phải là vấn đề lớn. Tuy nhiên, việc sử dụng các tài nguyên này trong các sản phẩm công việc chính thức của công ty, chẳng hạn như quảng cáo hoặc chiến dịch tiếp thị, có thể khiến công ty bạn phải đối mặt với các khiếu nại vi phạm bản quyền và tiền phạt, đồng thời làm tổn hại đến danh tiếng của công ty.
Để ngăn chặn điều này, hãy đảm bảo rằng bất kỳ phông chữ, hình ảnh hoặc tài nguyên nào bạn tải xuống đều có giấy phép phù hợp để tránh vô tình sử dụng những tài nguyên không có giấy phép. Nếu bạn cần một bức ảnh có giấy phép cho một dự án, bạn nên kiểm tra xem công ty của mình có thư viện được cấp phép hoặc đăng ký các dịch vụ như Adobe Fonts, Shutterstock, hoặc Google Fonts hay không. Nếu không, hãy tận dụng AI (tùy thuộc vào chính sách của công ty bạn) hoặc các nguồn tài nguyên miễn phí.
8. Thông Tin Tài Chính Cá Nhân
Bảng tính Excel hiển thị kế hoạch ngân sách hàng tháng, tượng trưng cho thông tin tài chính cá nhân.
Một số công ty sử dụng dịch vụ sao lưu đám mây tự động để lưu trữ các tập tin liên quan đến công việc. Nếu hồ sơ tài chính của bạn, chẳng hạn như sao kê ngân hàng, chi tiết thẻ tín dụng, tài liệu thuế và kế hoạch đầu tư, được lưu trên laptop công ty, chúng có thể được tải lên máy chủ của công ty, có khả năng tiết lộ thông tin tài chính của bạn cho người khác.
Nếu laptop công ty của bạn bị xâm phạm do vi phạm dữ liệu hoặc tấn công mạng trên toàn công ty, chi tiết tài chính của bạn có thể rơi vào tay kẻ xấu, dẫn đến khả năng mất mát tài chính. Vì lý do này, bạn nên tránh lưu trữ thông tin tài chính của mình trên laptop công ty và luôn sử dụng chế độ duyệt riêng tư khi truy cập các trang web tài chính.
9. Tài Liệu Chính Trị Hoặc Tôn Giáo
Bất kể niềm tin chính trị hay tôn giáo của bạn là gì, bạn nên giữ chúng riêng tư. Đừng bao giờ lưu trữ chúng trên laptop công ty, ngay cả khi công ty bạn giữ lập trường trung lập về chủ đề này. Nếu bạn tiết lộ chúng, người khác có thể đưa ra những giả định về niềm tin của bạn, có khả năng định hình hành vi hoặc thái độ của họ đối với bạn.
Nếu việc lưu trữ dữ liệu như vậy trên thiết bị của bạn đi ngược lại chính sách của công ty, và sếp hoặc quản trị viên IT của bạn phát hiện ra, điều đó có thể cho thấy bạn đang sử dụng thiết bị cho các vấn đề cá nhân ngoài công việc, điều này có thể làm tổn hại đến uy tín của bạn. Vì lý do này, hãy tránh tải xuống hoặc chuyển bất kỳ dữ liệu nào có thể tiết lộ niềm tin của bạn cho đồng nghiệp, quản trị viên IT hoặc sếp của bạn.
Đến đây, bạn hẳn đã nhận thức được những rủi ro liên quan đến việc lưu các loại dữ liệu được đề cập ở trên trên laptop công ty. Nếu bạn không sao lưu dữ liệu quan trọng như hồ sơ y tế và chi tiết tài chính, và công ty của bạn vô tình xóa dữ liệu của bạn, hoặc máy tính của bạn cần được đặt lại để giải quyết vấn đề, bạn có thể mất quyền truy cập vào chúng. Vì vậy, hãy luôn giữ chúng ra khỏi thiết bị làm việc của bạn!
