OneNote từ lâu đã được công nhận là một công cụ ghi chú mạnh mẽ, không chỉ hữu ích trên các thiết bị máy tính bảng mà còn phát huy tối đa hiệu quả trên ứng dụng desktop. Đối với những người dùng máy tính Windows, việc nắm vững các phím tắt OneNote thiết yếu sẽ giúp bạn tăng tốc đáng kể quy trình làm việc, giảm thiểu sự phụ thuộc vào chuột và tối ưu hóa trải nghiệm ghi chú.
Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan chi tiết về các phím tắt OneNote dành cho máy tính để bàn Windows, giúp bạn thao tác nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn. Mặc dù các phím tắt trên Mac thường tuân theo nguyên tắc tương tự (ví dụ: phím Alt trên Windows thường được thay bằng Options trên Mac, và Ctrl thay bằng Cmd), trọng tâm chính của bài viết này là dành cho môi trường Windows, nơi OneNote được sử dụng rộng rãi.
Tổng Quan Giao Diện OneNote và Các Thành Phần Chính
Để tận dụng hiệu quả các phím tắt, việc hiểu rõ các khu vực và thuật ngữ trong giao diện OneNote là vô cùng cần thiết. Dưới đây là hình ảnh minh họa cùng với chú thích các thành phần chính mà chúng ta sẽ đề cập xuyên suốt bài viết này. Hãy tham khảo hình ảnh này như một hướng dẫn để làm quen với các khái niệm nếu bạn gặp bất kỳ thuật ngữ nào lạ.
- Sổ ghi chép (Notebooks)
- Mục (Sections)
- Nhóm mục (Section Groups)
- Trang (Pages)
- Trang con (Subpages)
- Trang đang hoạt động (Active page)
- Ghi chú (Notes)
- Kiểu dáng (Styles)
Giao diện OneNote minh họa với các thành phần chính được đánh số và làm nổi bật.
Một trong những đặc điểm độc đáo của OneNote là khả năng thêm ghi chú ở bất kỳ đâu trên trang. Để bắt đầu một ghi chú mới, bạn chỉ cần nhấp chuột vào khu vực mong muốn. Tuy nhiên, sau khi đã bắt đầu, bạn hoàn toàn có thể không cần dùng đến chuột nữa! Hãy luôn ưu tiên sử dụng khu vực bàn phím chính cho các phím tắt và tránh dùng bàn phím số (numpad) để đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả.
Phím Tắt OneNote Thiết Yếu Khi Gõ Và Chỉnh Sửa Ghi Chú
Đây là những phím tắt cơ bản và quan trọng nhất để tạo và chỉnh sửa nội dung ghi chú trong OneNote, giúp bạn thao tác nhanh chóng và linh hoạt.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Chọn văn bản trong ghi chú | Shift + Mũi tên Trái hoặc Phải |
| Chọn dòng hiện tại trong ghi chú | Ctrl + A |
| Chọn ghi chú hiện tại | Ctrl + A hai lần |
| Chọn tất cả mọi thứ trên trang đang hoạt động | Ctrl + A ba lần |
| Cắt văn bản đã chọn | Ctrl + X |
| Sao chép văn bản đã chọn | Ctrl + C |
| Dán | Ctrl + V |
| Hoàn tác hành động trước đó | Ctrl + Z |
| Làm lại hành động đã hoàn tác | Ctrl + Y |
| Chèn ngày hiện tại | Alt + Shift + D |
| Chèn thời gian hiện tại | Alt + Shift + T |
| Chèn ngày và thời gian hiện tại | Alt + Shift + F |
Định Dạng Văn Bản Hiệu Quả Với Các Phím Tắt Trong OneNote
Sau khi đã chọn được văn bản mong muốn bằng các phím tắt ở trên, bạn có thể áp dụng các định dạng nhanh chóng chỉ với bàn phím. Nếu bạn sử dụng bất kỳ phím tắt nào dưới đây mà không chọn văn bản trước, định dạng sẽ được áp dụng cho nội dung bạn nhập vào ghi chú sau đó.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| In đậm văn bản đã chọn | Ctrl + B |
| In nghiêng văn bản đã chọn | Ctrl + I |
| Gạch chân văn bản đã chọn | Ctrl + U |
| Gạch ngang văn bản đã chọn | Ctrl + - |
| Tăng kích thước phông chữ của văn bản đã chọn | Ctrl + Shift + . |
| Giảm kích thước phông chữ của văn bản đã chọn | Ctrl + Shift + , |
| Tô sáng dòng văn bản hiện tại bằng màu vàng (hoặc xóa tô sáng) | Ctrl + 4 |
| Tô sáng dòng văn bản hiện tại bằng màu xanh lá cây (hoặc xóa tô sáng) | Ctrl + 5 |
| Bắt đầu hoặc kết thúc danh sách dấu đầu dòng | Ctrl + . |
| Bắt đầu hoặc kết thúc danh sách được đánh số | Ctrl + / |
| Căn trái đoạn văn hiện tại | Ctrl + L |
| Căn phải đoạn văn hiện tại | Ctrl + R |
| Sao chép định dạng của văn bản đã chọn | Ctrl + Shift + C |
| Dán định dạng văn bản | Ctrl + Shift + V |
| Áp dụng kiểu tiêu đề 1 đến 6 | Ctrl + Alt + [số] |
Thao Tác Với Bảng Trong OneNote: Tạo Và Chỉnh Sửa Dễ Dàng
Việc sử dụng bảng trong OneNote rất đơn giản và trực quan. Dưới đây là cách bạn có thể thêm và sửa đổi bảng ngay trong ghi chú của mình bằng các phím tắt.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Chuyển ghi chú đang hoạt động thành bảng | Đặt con trỏ nơi bạn muốn có ngắt cột, sau đó nhấn Tab |
| Tạo bảng | Alt > N > T > Mũi tên > Enter |
| Chèn một hàng mới bên dưới hàng hiện tại | Ctrl + Enter |
| Chèn một cột mới bên phải cột hiện tại | Ctrl + Alt + R |
| Chọn các ô trong bảng | Shift + Mũi tên |
| Chọn văn bản trong một ô | Ctrl + A |
| Chọn toàn bộ một ô | Ctrl + A hai lần |
| Chọn toàn bộ hàng các ô | Ctrl + A ba lần |
| Chọn toàn bộ bảng | Ctrl + A bốn lần |
| Xóa một hàng trong bảng | Ctrl + A ba lần > Delete |
| Xóa toàn bộ bảng | Ctrl + A bốn lần > Delete |
| Thoát khỏi bảng để thêm văn bản bên dưới | Điều hướng đến hàng dưới cùng và nhấn phím Mũi tên xuống |
Áp Dụng Và Quản Lý Thẻ (Tags) Trong OneNote
OneNote cho phép bạn gắn các thẻ trực quan vào văn bản trong ghi chú để phân loại thông tin và làm cho chúng nổi bật. Để áp dụng một thẻ, hãy đảm bảo con trỏ của bạn đang ở dòng văn bản có liên quan, sau đó sử dụng các phím tắt sau:
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Áp dụng, kiểm tra, bỏ kiểm tra hoặc xóa thẻ “Việc cần làm” và hộp kiểm cho dòng văn bản hiện tại | Ctrl + 1 |
| Áp dụng hoặc xóa thẻ “Quan trọng” cho dòng văn bản hiện tại | Ctrl + 2 |
| Áp dụng hoặc xóa thẻ “Câu hỏi” cho dòng văn bản hiện tại | Ctrl + 3 |
| Áp dụng hoặc xóa thẻ “Đánh dấu” cho dòng văn bản hiện tại | Ctrl + 6 |
| Áp dụng hoặc xóa thẻ “Liên hệ” cho dòng văn bản hiện tại | Ctrl + 7 |
| Áp dụng hoặc xóa thẻ “Địa chỉ” cho dòng văn bản hiện tại | Ctrl + 8 |
| Áp dụng hoặc xóa thẻ “Số điện thoại” cho dòng văn bản hiện tại | Ctrl + 9 |
| Xóa thẻ khỏi dòng văn bản hiện tại | Ctrl + 0 |
Tổ Chức Và Điều Hướng Các Trang, Trang Con, Và Mục Trong OneNote
Như đã đề cập, cách duy nhất để thêm một ghi chú mới là nhấp chuột vào vị trí thích hợp. Tuy nhiên, đó cũng là lần duy nhất bạn cần dùng chuột khi tổ chức và điều hướng tệp OneNote của mình. Hãy xem lại hình ảnh giao diện ở phần đầu bài viết để dễ dàng hình dung các thuật ngữ được sử dụng trong bảng dưới đây.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Tạo trang mới | Ctrl + N |
| Tạo trang mới hoặc trang con sau trang hoặc trang con đang hoạt động | Ctrl + Alt + N |
| Tạo trang con mới | Ctrl + Shift + Alt + N |
| Nâng cấp trang con thành trang chính | Ctrl + Alt + { |
| Hạ cấp trang chính thành trang con | Ctrl + Alt + } |
| Tạo mục mới | Ctrl + T |
| Chuyển đến ghi chú tiếp theo hoặc trước đó trên một trang | Alt + Mũi tên xuống hoặc Alt + Mũi tên lên |
| Chuyển đến trang trước đó trong một mục | Ctrl + Page Up |
| Chuyển đến trang tiếp theo trong một mục | Ctrl + Page Down |
| Chuyển đến trang đầu tiên trong mục hiện tại | Alt + Home |
| Chuyển đến trang cuối cùng trong mục hiện tại | Alt + End |
| Chuyển đến trang cuối cùng bạn đã xem | Alt + Mũi tên trái |
| Chuyển đến tiêu đề của trang đang hoạt động | Ctrl + Shift + T |
| Chuyển đổi giữa các khu vực giao diện và menu của OneNote | F6 |
| Mở một cửa sổ OneNote nhỏ để tạo ghi chú phụ | Ctrl + Shift + M |
Các Phím Tắt OneNote Hữu Ích Khác Nâng Cao Năng Suất
Bên cạnh những phím tắt cơ bản và chuyên biệt theo từng chức năng, OneNote còn cung cấp một số phím tắt đa năng khác mà bạn có thể thường xuyên sử dụng để tối ưu hóa quy trình làm việc hàng ngày.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Thêm siêu liên kết | Ctrl + K |
| Mở siêu liên kết đã chọn | Ctrl + Enter |
| Khởi chạy thanh tìm kiếm | Ctrl + E |
| Chia sẻ trang đang hoạt động qua email Outlook | Ctrl + Shift + E |
| Hiển thị hoặc ẩn các đường kẻ thước | Ctrl + Shift + R |
| Mở hoặc đóng chế độ toàn màn hình | F11 |
| Mở Editor để xem lại lỗi chính tả và ngữ pháp trong ghi chú | F7 |
Việc thành thạo các phím tắt chỉ là một trong nhiều cách để tối đa hóa năng suất với OneNote. Bạn còn có thể tận dụng các tính năng mạnh mẽ khác như đặt lời nhắc cho các tác vụ quan trọng, sử dụng OCR để trích xuất văn bản từ hình ảnh, ghi âm và chuyển đổi giọng nói thành văn bản, hay thậm chí mời cộng tác viên cùng chỉnh sửa sổ ghi chép. Hãy luyện tập thường xuyên để các phím tắt trở thành thói quen, giúp bạn làm chủ OneNote một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Nếu bạn có bất kỳ thủ thuật OneNote nào khác muốn chia sẻ hoặc muốn tìm hiểu sâu hơn về các tính năng nâng cao, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới!
