Khi nhắc đến phần mềm xử lý văn bản, Microsoft Word thường là cái tên đầu tiên xuất hiện trong tâm trí nhiều người, với vị thế thống trị thị trường và sự quen thuộc sâu rộng. Tuy nhiên, đối với cộng đồng người dùng Apple, Pages, ứng dụng mặc định miễn phí trên các thiết bị của “Táo Khuyết”, đang dần khẳng định mình không chỉ là một giải pháp thay thế mà còn sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội hơn Word trong một số khía cạnh quan trọng. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích những lý do tại sao Pages lại là một công cụ đáng gờm, thậm chí là lựa chọn tốt hơn cho những ai đang hoạt động trong hệ sinh thái Apple, từ tính năng, trải nghiệm người dùng đến khả năng tích hợp và hiệu quả công việc.
1. Pages hoàn toàn miễn phí, trong khi Word bị giới hạn
Một trong những điểm khác biệt cơ bản và quan trọng nhất giữa Pages và Word, đặc biệt đối với người dùng Apple, chính là chi phí. Pages được cung cấp hoàn toàn miễn phí trên iPhone, iPad và Mac, với đầy đủ mọi tính năng. Đây là một lợi thế cực lớn, khi người dùng không phải chi trả bất kỳ khoản phí nào để tiếp cận một ứng dụng xử lý văn bản mạnh mẽ và toàn diện.
Trong khi đó, mặc dù Microsoft Word có phiên bản miễn phí là Word Online, nhưng nó đi kèm với nhiều hạn chế đáng kể. Phiên bản web này yêu cầu kết nối internet liên tục để hoạt động và thiếu vắng nhiều tính năng quan trọng mà người dùng chuyên nghiệp thường xuyên sử dụng, chẳng hạn như đường lưới, trang bìa, ngắt phần, chú thích hay trộn thư (mail merge). Để có được trải nghiệm Word đầy đủ tính năng, người dùng bắt buộc phải đăng ký gói Microsoft 365 có trả phí.
Ông Rajesh Jha giới thiệu biểu tượng Copilot mới trong Microsoft 365 tại sự kiện Ignite 2024.
Ngược lại, Pages cung cấp mọi tính năng mà không cần trả phí hay kết nối internet. Người dùng có thể thoải mái làm việc ngoại tuyến và lưu tài liệu cục bộ, sau đó tự động đồng bộ hóa lên iCloud khi có kết nối mạng để truy cập trên mọi thiết bị Apple. Trong bối cảnh Microsoft đang tăng giá thuê bao Microsoft 365 do bổ sung các tính năng AI Copilot (mà nhiều người dùng có thể không cần), sự miễn phí và đầy đủ tính năng của Pages càng trở nên hấp dẫn hơn bao giờ hết.
2. Giao diện của Pages gọn gàng, trực quan hơn Word
Mục đích cốt lõi của một ứng dụng xử lý văn bản là giúp người dùng tạo ra tài liệu một cách dễ dàng và hiệu quả. Tuy nhiên, khi mở một tài liệu mới trong Word, người dùng thường đối mặt với một “khu rừng” các nút bấm và menu xổ xuống dày đặc trên thanh Ribbon. Sự lộn xộn này có thể gây mất tập trung, đặc biệt với những người chỉ muốn tập trung vào việc viết. Dù có thể thu gọn Ribbon, nhưng sớm muộn gì người dùng cũng phải đưa nó trở lại.
Giao diện thanh công cụ tối giản và gọn gàng của ứng dụng Pages trên máy Mac.
Pages lại đi theo một triết lý thiết kế hoàn toàn khác biệt: sự tối giản. Trên giao diện Pages, chỉ có khoảng 14 công cụ cơ bản xuất hiện phía trên trang trắng, trong khi Word có nhiều nút hơn chỉ để chỉnh sửa phông chữ. Giao diện này tạo ra một không gian làm việc sạch sẽ, ít xao nhãng, giúp người dùng tập trung hoàn toàn vào nội dung. Nếu muốn một không gian viết cực kỳ tối giản, người dùng còn có thể tùy chỉnh thanh công cụ bằng cách ẩn bớt các nút không cần thiết, mang lại trải nghiệm viết lách không bị gián đoạn.
3. Kho mẫu (Template) của Pages đa dạng và dễ sử dụng hơn
Cả Word và Pages đều cung cấp thư viện các mẫu (template) để giúp người dùng tạo nhanh các loại tài liệu khác nhau ngoài tài liệu văn bản thuần túy. Tuy nhiên, trải nghiệm sử dụng template trên Pages lại vượt trội hơn đáng kể.
Khi mở Word, người dùng chỉ thấy một vài template có sẵn, và phần lớn các mẫu khác phải tìm kiếm và tải về trực tuyến. Điều này đồng nghĩa với việc nếu không có kết nối internet, khả năng sử dụng template của Word sẽ bị hạn chế nghiêm trọng. Ngược lại, Pages tự hào sở hữu một bộ sưu tập template phong phú và tất cả đều có sẵn ngoại tuyến, cho phép người dùng truy cập mọi lúc, mọi nơi.
Thư viện các mẫu template đa dạng và đẹp mắt của Apple Pages.
Thêm vào đó, việc chỉnh sửa template trong Pages cũng đơn giản hơn rất nhiều. Các template có chứa hình ảnh thường hiển thị biểu tượng máy ảnh, cho phép người dùng thay thế hình ảnh chỉ với vài cú nhấp chuột. Trong khi đó, việc thay đổi hình ảnh trong template của Word phức tạp và tốn thời gian hơn. Nhìn chung, các template của Pages cũng được thiết kế với tính thẩm mỹ cao hơn, với màu sắc sống động và bố cục hiện đại, trong khi các mẫu của Word thường có vẻ ngoài ít hấp dẫn hơn.
4. Pages tận dụng công cụ AI trên thiết bị, Word vẫn dựa vào đám mây
Trong khi Microsoft Word đang tích hợp các công cụ AI như Copilot (với chi phí tăng thêm cho Microsoft 365) để hỗ trợ các tác vụ như tạo văn bản từ mô tả, viết lại nội dung với tông giọng khác, hoặc chuyển văn bản thành bảng, thì Pages lại mang đến một giải pháp AI mạnh mẽ và bảo mật hơn thông qua Apple Intelligence.
Nếu thiết bị Mac, iPhone hoặc iPad của bạn hỗ trợ Apple Intelligence, bạn có thể thực hiện các tác vụ tương tự hoàn toàn miễn phí với tính năng Writing Tools của Apple. Điểm khác biệt mấu chốt giữa Copilot và Apple Intelligence nằm ở cách xử lý dữ liệu: phần lớn các tác vụ của Writing Tools diễn ra ngay trên thiết bị của bạn. Điều này có nghĩa là dữ liệu của bạn không cần gửi lên đám mây để xử lý, đảm bảo quyền riêng tư và cho phép bạn hiệu đính hoặc viết lại văn bản trong tài liệu Pages mà không cần kết nối internet.
Giao diện công cụ Writing Tools của Apple Intelligence trên macOS Sequoia, minh họa tính năng AI.
Với Pages và Apple Intelligence, người dùng có thể tận hưởng sức mạnh của AI một cách an toàn, nhanh chóng và miễn phí, vượt trội so với mô hình AI dựa trên đám mây và trả phí của Word.
5. Quy trình định dạng văn bản trên Pages đơn giản và hiệu quả
Sau khi nhập văn bản, việc định dạng là bước tiếp theo không thể thiếu. Pages tiếp tục thể hiện sự ưu việt trong khía cạnh này nhờ giao diện trực quan. Thay vì một thanh Ribbon lộn xộn luôn hiển thị, Pages có một nút “Format” đơn giản. Khi nhấn vào, các công cụ định dạng sẽ xuất hiện ở một bảng điều khiển bên phải màn hình, và biến mất khi không cần dùng đến, giúp không gian làm việc luôn gọn gàng.
Một tính năng nổi bật khác trong Pages mà nhiều người ước Word cũng có là khả năng cập nhật kiểu (style) văn bản. Khi bạn áp dụng các kiểu khác nhau cho tiêu đề, tiêu đề phụ hay văn bản chính, Pages cho phép bạn dễ dàng thay đổi. Nếu bạn chỉnh sửa định dạng của một phần văn bản và các phần khác trong tài liệu cũng sử dụng cùng một kiểu, một nút “Cập nhật” (Update) rõ ràng sẽ xuất hiện. Chỉ cần một cú nhấp chuột vào nút này, mọi thay đổi sẽ được áp dụng ngay lập tức cho tất cả các đoạn văn bản có cùng kiểu trong tài liệu, giúp việc thay đổi định dạng toàn bộ tài liệu trở nên nhanh chóng và dễ dàng đáng kinh ngạc.
Nút "Cập nhật" (Update) tiện lợi để áp dụng nhanh chóng các thay đổi định dạng style trong Pages trên Mac.
Ngược lại, trong Word, quy trình này phức tạp hơn nhiều: bạn phải chọn văn bản đã thay đổi, đảm bảo đang ở tab “Home” của Ribbon, nhấp chuột phải vào kiểu tương ứng và chọn “Cập nhật kiểu để khớp với lựa chọn”. Sự khác biệt này cho thấy Pages tối ưu hóa trải nghiệm người dùng, giúp công việc định dạng trở nên trực quan và ít rườm rà hơn.
6. Pages là công cụ lý tưởng để tạo và xuất bản sách điện tử (Ebook)
Đối với những ai có ý định tự xuất bản sách, Pages thực sự là một lựa chọn vượt trội. Ứng dụng này cung cấp một bộ sưu tập phong phú các template được thiết kế riêng cho sách, hỗ trợ cả định dạng chân dung và phong cảnh, giúp người dùng dễ dàng bắt đầu dự án viết sách của mình.
Điểm cộng lớn nhất là khả năng xuất bản trực tiếp. Sau khi hoàn thành cuốn sách, Pages cho phép bạn xuất bản tác phẩm sang định dạng EPUB — một định dạng tệp ebook phổ biến nhất hiện nay. Điều này không thể thực hiện trực tiếp trong Word; bạn sẽ phải lưu tệp dưới định dạng khác và sau đó sử dụng phần mềm bên thứ ba để chuyển đổi tài liệu sang định dạng ebook.
Màn hình xuất bản trực tiếp lên Apple Books từ ứng dụng Pages trên máy Mac.
Hơn nữa, Pages tích hợp sẵn tính năng “Publish to Apple Books” (Xuất bản lên Apple Books) ngay trong menu Tệp. Với tùy chọn này, bạn có thể dễ dàng thêm ebook của mình vào danh mục Apple Books. Quá trình này yêu cầu đăng nhập bằng tài khoản Apple ID với iTunes Connect, và Apple sẽ xem xét nội dung trước khi sách của bạn có thể xuất hiện để mua trong Apple Books. Điều này tạo ra một quy trình liền mạch từ việc viết đến xuất bản, đặc biệt tiện lợi cho các tác giả muốn tiếp cận độc giả trên nền tảng của Apple.
Microsoft Word vẫn là “vua” trong thế giới xử lý văn bản, một phần lớn nhờ vào định dạng tài liệu Word (như .docx) đã trở thành một chuẩn mực phổ biến. Tuy nhiên, phổ biến không đồng nghĩa với việc là tốt nhất cho mọi đối tượng. Dù Word được trang bị vô số tính năng và thực hiện tốt công việc của mình, nhưng nếu bạn là người dùng hệ sinh thái Apple, Pages chắc chắn là một ứng dụng đáng để bạn trải nghiệm lại. Với nhiều ưu điểm vượt trội về chi phí, giao diện, template, tích hợp AI trên thiết bị, khả năng định dạng và hỗ trợ xuất bản ebook, Pages thực sự là một công cụ mạnh mẽ, mang lại giá trị thực tiễn cao cho người dùng Việt.
Hãy chia sẻ trải nghiệm của bạn về Pages và Word trong phần bình luận bên dưới!
